Księgowość polega na prowadzeniu ewidencji księgowej na bazie dokumentów księgowych. Za pomocą wpisów do ewidencji księgowej przedsiębiorstwo może bez trudu kontrolować finanse. Zapisywane są tam wszelkie wydarzenia finansowe firmy na bazie faktur i rachunków. Tak zbierany zapis wydarzeń gospodarczych w księgowości daje wgląd w inwestycje, sprzedaż, zakupy, pensje pracowników, podatków i innych działań finansowych.

Natomiast rachunkowość obejmuje więcej niż tylko zadania z działu księgowości. W rachunkowość wliczają się też ewidencja, , analiza i planowanie kosztów i sprawozdawczość finansowa, więc ogólne informacje w dziale finansów firmy.

Stopnie zaangażowania księgowej wybiegają szerzej poza prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego księgowe podejmują się tworzenia zestawień obrotów i sald, wyceny pasywów i aktywów czy segregacji i katalogowania danych firmy. Za sprawą księgowej, przedsiębiorstwo ma też nadzór nad prawidłowością wyliczeń z kontrahentami, dokładną ewidencję wydarzeń gospodarczych i weryfikację dokumentów. Księgowa przygotowuje też potrzebne finansowe sprawozdania, a obok tego także przygotowuje firmowe dokumenty ZUS i deklaracje podatkowe.

Metody prowadzenia księgowości

Księgowe w biurach rachunkowych mają możliwość prowadzenia księgowości kilkoma metodami co zależy od formy, wielkości, charakteru i sposobu działania przedsiębiorstwa.  Księgowe zazwyczaj pomagają przedsiębiorcom dobrać odpowiednią do charakteru firmy formę księgowania zgodnie z prawem.

Księga Handlowa

Głównym wśród nich jest pełna księgowość (księga handlowa), którą ustanawiają zasady dostępne w ustawie . Pod rozliczaniem księgi handlowej znajduje się najsilniej rozbudowana metoda rozliczania. Jej zadaniem jest wskazanie w dokładny sposób finansowej sytuacji firmy – jej rentowności, gospodarności i płynności.

Według ustawy o rachunkowości, pełną księgowość muszą prowadzić:

• spółki handlowe – spółki w organizacji, kapitałowe, osobowe;
• osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, kiedy w poprzednim roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów, usług i operacji finansowych wynosiły co najmniej równowartość 2.000.000 euro w w przeliczeniu na złoty;
• organizacyjne jednostki działające na podstawie prawa bankowego, praw o obrocie wartościowymi papierami, praw o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, praw o działalności reasekuracyjnej i ubezpieczeniowej, praw o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych i praw w zakresie emerytalnych funduszy, bez względu na wielkość przychodów;
• powiaty, gminy, województwa i ich związki;
• organizacyjne jednostki niemające osobowości prawnej, a generujące przychód;
• stowarzyszenia i fundacje, również gdy ich źródłem przychodu są zaledwie członkowskie składki;
• polskie oddziały i przedstawicielstwa działalności z zagranicy.

Organizacje nieomówione wyżej, jeśli otrzymują na wykonanie zleconych zadań dotacje lub subwencje ze skarbu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od rozpoczętego roku obrotowego, w jakim dotacje lub subwencje były im zatwierdzone.

Książka przychodów i rozchodów, czyli KPiR księga podatkowa

Drugim sposobem prowadzenia księgowości jest księgowość uproszczona w postaci KPiR, czyli książki przychodów i rozchodów (księga podatkowa). Dodawane są do niej dane dotyczące przychodów i rozchodów, a na ich podstawie księgowa może sprawdzić wysokość dochodu, co podlega opodatkowaniu. Bazą ustalającą zasady tworzenia Książki Przychodów i Rozchodów jest Rozporządzenie Ministra Finansów. W księgowości uproszczonej koszty mają obowiązek zawierać informacje, jakie wśród nich są, a jakie nie są wliczone w koszty uzyskania przychodu. Ponadto w każdym miesiącu trzeba dodawać zestawienie kosztów, przychodów i dochodów z podziałem na podatkowe zwolnienia. Istotna jest też ewidencja trwałych środków, pracowników i lista zwolnionych z podatku dochodów z wcześniejszych lat. Niekonieczne są ewidencja operacji pieniężnych na przykład wyciągów bankowych.

Księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek mieć osoby fizyczne i ich spółki, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychód wcześniejszego roku obrotowego nie przekracza 2.000.000 euro w złotówkach.

Rozliczenie na ryczałcie

Innym sposobem jest rozliczenie na ryczałcie, czyli uproszczona forma opodatkowania, jakiej stawki rozliczane są od 2% do 17%. W rozliczeniu na ryczałcie nie zawiera się kosztów z tytułu uzyskania przychodów. Dlatego też przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia Pełnej Księgowości ani Książki Przychodów i Rozchodów. Zamiast tego konieczne jest prowadzenie listy przychodów i listy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych i wykaz wyposażenia – o ile je posiada.

Z ryczałtu ewidencjonowanego mogą skorzystać:

• osoby fizyczne generujące przychody z prowadzenia działalności
• drogą spadku
• spółki cywilne, gdzie wspólnikami są osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw drogą spadku
• spółki jawne, gdzie wspólnikami są osoby fizyczne

Warunkiem jest to, żeby przychody we wcześniejszym roku obrotowym nie przewyższyły limitu 2 mln euro, liczonego według kursu euro ustalanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedniego.